Em um cenário cada vez mais digital, onde dados pessoais, jurídicos e patrimoniais circulam em tempo real, a segurança da informação em cartórios tornou-se uma prioridade inadiável. Esses estabelecimentos lidam com documentos de altíssimo valor jurídico, que precisam ser protegidos contra perdas, acessos indevidos e fraudes.
Com a crescente automação promovida por sistemas como WCRC3 – Sistema de Gestão do Registro Civil, WNotas – Sistema de Gestão Notarial, WFinanca – Sistema de Gestão Financeira GESEDISP – Sistema de Gestão e Selos Digitais e Akioras – Plataforma de Atendimento Digital, desenvolvidos pela Argon, os cartórios ganham em agilidade, precisão e controle. Mas a digitalização também exige responsabilidade técnica, políticas claras de proteção e uma cultura organizacional orientada à segurança de dados.
Riscos reais enfrentados pelos cartórios
Engana-se quem pensa que os cartórios estão imunes a perdas ou ataques cibernéticos. Mesmo instituições organizadas e tradicionais estão sujeitas a riscos — alguns digitais, outros operacionais.
Principais ameaças:
1. Ransomware e vírus
Ataques do tipo ransomware criptografam todos os dados e exigem resgate financeiro para liberação. Sem backup atualizado e proteção adequada, o cartório pode ficar totalmente paralisado.
2. Acesso indevido por funcionários
Sem controle de permissões, qualquer colaborador pode acessar ou alterar dados sensíveis — muitas vezes sem intenção maliciosa, mas com impactos sérios à integridade e à confidencialidade dos registros.
3. Perda de dados por falha técnica
Discos defeituosos, arquivos corrompidos, quedas de energia e superaquecimento de equipamentos são causas comuns de interrupções — e, sem manutenção preventiva, podem levar à perda irreversível de informações.
4. Autenticação frágil
A identificação incorreta das partes envolvidas pode abrir espaço para fraudes e falsidade ideológica. A ausência de biometria ou foto nos sistemas compromete a confiabilidade dos atos.
5. Falta de controle de versões e auditoria
Sem rastreabilidade, não é possível identificar quem fez o quê, nem quando. Isso prejudica a auditoria interna, dificulta investigações e fragiliza a defesa da serventia em eventuais questionamentos legais.
Boas práticas para proteger os dados da serventia
A segurança da informação vai além da tecnologia. Ela depende de procedimentos claros, equipe treinada e sistemas com controles eficientes.
1. Controle de acesso por perfil de usuário
Cada colaborador deve acessar apenas o que precisa para sua função. Os sistemas WNotas e WCRC3 permitem configurar permissões detalhadas e registrar todas as ações realizadas, criando um ambiente controlado.
2. Autenticação biométrica e captura de foto
O WNotas possui integração com biometria e câmera, reforçando a identificação segura das partes envolvidas nos atos. Essa camada adicional de validação reduz significativamente os riscos de fraudes.
3. Backup regular e externo
Backups devem ser automáticos, frequentes e mantidos fora do ambiente físico do cartório (nuvem ou servidor externo). A estratégia 3-2-1 é a mais indicada:
- 3 cópias de cada dado;
- 2 mídias diferentes;
- 1 cópia fora do cartório.
Restaurar os backups periodicamente também é essencial — um backup que não pode ser recuperado não serve de nada.
4. Atualização constante dos sistemas
Sistemas desatualizados contêm vulnerabilidades conhecidas. A Argonatualiza regularmente seus sistemas com correções de segurança, melhorias de desempenho e adequações legais. Manter os sistemas atualizados é um dos passos mais simples — e mais eficazes — para manter a segurança digital.
5. Antivírus e firewall ativos
O uso de antivírus confiável e atualizado é indispensável. O firewall também deve estar bem configurado, bloqueando acessos externos não autorizados e protegendo a rede interna contra ameaças digitais.
6. Treinamento contínuo da equipe
Segurança é uma cultura. A equipe deve ser treinada para:
- Reconhecer e-mails suspeitos;
- Navegar com segurança;
- Manusear dispositivos externos com cautela;
- Seguir o protocolo de desligamento e reinicialização dos sistemas;
- Comunicar imediatamente qualquer falha ou comportamento anormal.
Soluções da Argon que reforçam a segurança da informação em cartórios
A Argon implementa, em seus sistemas, múltiplas camadas de segurança, pensadas especificamente para a rotina cartorária.
WCRC3 e WNotas:
- Controle de permissões por setor e usuário;
- Registro de logs detalhados;
- Integração com biometria e captura de foto;
- Validações de campos obrigatórios;
- Exportação segura de dados.
GESEDISP:
- Geração de selos digitais com criptografia e rastreabilidade;
- Armazenamento com marcação temporal;
- Emissão em lote, com integridade garantida.
Akioras
- Agendamento digital com controle de acessos;
- Fila virtual segura e organizada;
- Proteção dos dados dos usuários agendados.
WFinanca
- Acesso restrito por perfil financeiro;
- Proteção de dados sensíveis e relatórios internos.
Auditoria e rastreabilidade: pilares da transparência
Segurança e transparência caminham juntas. Os sistemas da Argon permitem auditoria completa de ações:
- Quem acessou;
- O que foi feito;
- Quando e por qual usuário;
- Histórico de alterações;
- Alertas de tentativas não autorizadas.
Esses registros garantem resposta rápida a incidentes, rastreabilidade de atos e segurança jurídica em auditorias externas.
Segurança da informação: um dever ético e institucional
Proteger os dados do cidadão é um dever legal, ético e institucional do cartório. São informações íntimas, patrimoniais e jurídicas que exigem o mesmo nível de cuidado que um cofre físico.
Implementar as boas práticas de segurança e investir em sistemas confiáveis, como os da Argon, é mais do que uma precaução — é um compromisso com a função pública que o cartório exerce.
Quer saber como fortalecer a segurança da informação na sua serventia? Fale com a Argon e conheça soluções confiáveis, completas e alinhadas com as exigências legais do setor extrajudicial.
