Imagine um ato sendo lavrado normalmente quando, de repente, o sistema trava. Ou pior: você tenta emitir um selo digital e recebe uma mensagem de erro dizendo que a versão é incompatível. Esses contratempos são mais comuns do que deveriam e, na maioria das vezes, têm a mesma origem: uso de sistemas desatualizados.

No dia a dia cartorário, onde cada segundo conta e cada etapa exige conformidade legal, trabalhar com softwares fora de versão representa riscos reais — técnicos, operacionais e jurídicos. A seguir, exploramos os principais perigos envolvidos, como evitá-los e como a Argon pode ajudar sua serventia a manter-se atualizada, segura e produtiva.

O que significa estar com o sistema desatualizado?

Um sistema desatualizado é aquele que:

• Não possui os últimos recursos e melhorias técnicas disponíveis;
  
  
• Está com a versão anterior às exigidas pelas corregedorias;

• Não suporta novos formatos de selos digitais, certificados ou tabelas de custas;
  
  
• Contém falhas de segurança já corrigidas em versões recentes;
  
  

Em um ambiente como o cartório, onde há normas rígidas, interoperabilidade de sistemas e exigência por rastreabilidade, essas defasagens podem comprometer toda a operação.

Riscos operacionais de sistemas desatualizados

1. Travamentos durante atos importantes

• Uma lavratura que trava no momento da assinatura digital;
  
  
• Um módulo que fecha sozinho na hora da emissão do selo;
  
  
• Sistemas lentos por incompatibilidade com o Windows ou drivers recentes.
  
  
  

Esses são sintomas comuns de sistemas que ficaram para trás. Além de atrasos no atendimento, isso gera retrabalho e frustração na equipe.

2. Incompatibilidade com selos digitais

• As Corregedorias atualizam periodicamente os padrões de selos digitais;
  
  
• Sistemas desatualizados não conseguem emitir selos válidos;
  
  
• Isso pode levar à invalidação de atos ou à necessidade de retrabalho;
  
  
  

O GESEDISP, por exemplo, precisa estar sempre em sincronia com os padrões mais recentes exigidos. Versões antigas podem impedir a emissão ou gerar erros no controle.

3. Problemas com certificados digitais

• Mudanças no padrão da ICP-Brasil exigem compatibilidade com certificados mais modernos;
  
  
• Sistemas defasados podem não reconhecer certificados A3 ou dispositivos mais recentes;
  
  
• Isso inviabiliza a assinatura digital de atos, paralisando setores inteiros.
  
  
  

4. Falta de suporte técnico

• Fornecedores de sistemas — como a Argon — prestam suporte remoto e preferencial para as versões mais recentes;
  
  
• Em caso de falhas ou dúvidas, o suporte pode ser limitado se o sistema operacional windows estiver desatualizado;

• Isso aumenta o tempo de resposta e dificulta a resolução de problemas.
  
  
  

5. Erros de cálculo e tabelas defasadas

• Tabelas de custas e emolumentos são atualizadas periodicamente;
  
  
• Se a versão do sistema não acompanhar essas mudanças, os valores cobrados podem estar incorretos;
  
  
• Isso pode resultar em prejuízo financeiro ou responsabilidade administrativa.
  
  
  

Riscos jurídicos e de conformidade

Além dos problemas operacionais, o uso de sistemas desatualizados também traz implicações mais graves:

– Não conformidade com normas do CNJ e Corregedorias

Sistemas defasados não seguem as regras atualizadas de atos eletrônicos, selagem digital, controle de dados e formatos exigidos por normativas locais e nacionais.

– Violação à LGPD

Versões antigas podem não implementar corretamente as proteções de dados exigidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), como:

• Controle de acesso por usuário;
  
  
• Registro de logs;
  
  
• Segurança no armazenamento de dados pessoais.
  
  
  

Isso coloca a serventia em risco de sanções legais e administrativas.

– Risco à segurança jurídica dos atos

Sistemas desatualizados são mais vulneráveis a erros, falhas de salvamento e perda de dados, o que pode comprometer a validade de documentos lavrados ou registrados.

Por que manter os sistemas atualizados?

Ao contrário do que alguns imaginam, a atualização não serve apenas para “trazer novidades”. Ela é um mecanismo de proteção, conformidade e evolução. Veja os principais benefícios:

• Correção de bugs e falhas que poderiam gerar erros críticos;
  
  
• Adequação imediata a novas exigências legais e normativas;
  
  
• Melhoria de performance e estabilidade;
  
  
• Inclusão de novos recursos e integrações;
  
  
• Compatibilidade com sistemas externos (CNJ, tribunais, prefeituras, associações, governo, etc.).
  
  
  

Como garantir que sua serventia esteja sempre atualizada

A manutenção preventiva e o monitoramento contínuo são as melhores estratégias para evitar que os sistemas da serventia fiquem defasados. Veja como aplicar isso na prática:

1. Crie um cronograma de atualização

• Estabeleça uma rotina mensal ou bimestral para verificar se há novas versões dos sistemas;
  
  
• Consulte o suporte técnico da Argon sempre que surgirem dúvidas.
  
  
  

2. Mantenha o Windows e os drivers atualizados

• Atualizar apenas os sistemas cartorários não resolve tudo;
  
  
• O sistema operacional precisa estar em versão compatível para que possa ter suporte e seguro;

• Drivers de dispositivos como leitores de certificado, impressoras e leitores biométricos também devem ser atualizados.
  
  
  

3. Garanta infraestrutura compatível

• Não adianta atualizar o software se o hardware é antigo;
  
  
• Estações de trabalho precisam de SSD, 8GB de RAM e processadores modernos (Intel i5 ou Ryzen 5, no mínimo);

• Verifique se os periféricos são reconhecidos corretamente após as atualizações.

4. Capacite sua equipe

• A equipe precisa estar pronta para usar os novos recursos introduzidos pelas atualizações;
  
  
• Um treinamento rápido a cada nova versão pode evitar erros e resistências.
  
  
  

O papel da Argon na atualização contínua

A Argon desenvolve todos os seus sistemas com foco em:

• Atualizações periódicas, de acordo com as exigências legais e técnicas;

• Correções de segurança baseadas nas melhores práticas do mercado;
  
  
• Adição de funcionalidades que aumentam a produtividade e reduzem falhas;
  
  
• Compatibilidade com o ambiente tecnológico local (estações, impressoras, certificados, etc).

Além disso, o suporte da Argon está preparado para orientar a serventia sobre os melhores momentos e práticas para atualização, sempre com foco em continuidade operacional e segurança da informação.

Exemplos práticos de problemas causados por sistemas desatualizados

• Um cartório tentou emitir um selo digital, mas a versão do sistema não suportava o novo padrão da Corregedoria. Resultado: paralisação de toda a lavratura até a sua correção.;

• Outro registrador percebeu que os cálculos de emolumentos estavam incorretos. A tabela havia mudado há três meses, mas o sistema não tinha sido atualizado;
  
  
• Em uma inspeção, uma serventia teve de justificar ausência de logs exigidos pela LGPD. O sistema que utilizava era antigo e não possuía controle por perfil de usuário.
  
  
  

Esses cenários poderiam ter sido evitados com uma simples atualização.

Conclusão? Versão atual é sinônimo de segurança

Manter os sistemas atualizados não é apenas uma boa prática: é uma necessidade para a continuidade segura, legal e eficiente das operações do cartório. A versão mais recente de um software representa o compromisso com a qualidade, a conformidade e a responsabilidade profissional.

Entre em contato com a Argon para garantir que os sistemas da sua serventia estejam atualizados, seguros e compatíveis com todas as exigências do setor extrajudicial.