Você saberia dizer, com precisão, quantos atendimentos sua serventia realiza por dia? Qual setor é mais produtivo? Onde estão os gargalos operacionais? Essas respostas não podem depender apenas da percepção. É aí que entram os indicadores de desempenho — ferramentas essenciais para uma gestão estratégica e eficiente nos cartórios.
Assim como os atos precisam estar em conformidade com as normas legais, a performance da equipe, a qualidade do atendimento e a estabilidade dos sistemas também precisam ser monitoradas. Com sistemas integrados como WNotas -Sistema de Gestão Notarial, WCRC3 – Sistema de Gestão do Registro Civil, WFinanca – Sistema de Gestão Financeira, GESEDISP – Sistema de Gestão de Selos Digitais e Akioras – Plataforma de Atendimento Digital, desenvolvidos pela Argon, é possível extrair dados confiáveis, comparar períodos e tomar decisões com base em evidências.
Neste artigo, mostramos como aplicar indicadores de desempenho na rotina do cartório e por que eles são indispensáveis para uma serventia moderna, produtiva e em conformidade com o que se espera do setor extrajudicial.
Por que medir o desempenho da serventia?
A gestão cartorária moderna exige mais do que experiência operacional. Hoje, o oficial precisa acompanhar de perto os resultados da equipe, o cumprimento de metas e o funcionamento dos sistemas. Medir o desempenho permite:
- Detectar gargalos no atendimento;
- Melhorar a produtividade sem sobrecarregar a equipe;
- Reduzir erros e retrabalhos;
- Acompanhar a rentabilidade por tipo de ato;
- Facilitar prestações de contas e inspeções;
- Identificar o impacto de atualizações de sistemas ou mudanças internas.
O que não é medido, não pode ser melhorado — e isso vale tanto para a lavratura de um ato quanto para a eficiência de uma serventia inteira.
O que são indicadores de desempenho?
São métricas objetivas e mensuráveis que ajudam a avaliar o rendimento de processos, setores ou pessoas. No contexto cartorário, eles podem ser aplicados para acompanhar:
- Atendimento ao público;
- Volume de atos realizados;
- Tempo médio por operação;
- Desempenho financeiro;
- Utilização dos sistemas;
- Qualidade da infraestrutura tecnológica.
Os indicadores transformam o “achismo” em dados concretos, que podem embasar ações corretivas, melhorias e investimentos estratégicos.
Principais indicadores que um cartório pode (e deve) acompanhar
1. Atos praticados por período
- Quantos registros, escrituras, autenticações ou registross foram realizados em determinado período?
Esses dados ajudam a dimensionar a carga de trabalho e identificar sazonalidades, permitindo melhor planejamento de equipe e turnos.
2. Tempo médio por atendimento
- Quanto tempo leva, em média, para concluir um atendimento completo — da triagem até a emissão do documento?
- Esse tempo varia entre os setores? Existe algum que está mais lento?
Monitorar esse indicador revela ineficiências operacionais e permite ações pontuais de capacitação, redistribuição de tarefas ou ajustes no sistema.
3. Taxa de retrabalho
- Quantos atos precisam ser refeitos por falhas operacionais?
- Qual o percentual de documentos devolvidos ou corrigidos?
O retrabalho é um sinal claro de que algo precisa ser revisto — seja no processo, no sistema, na infraestrutura ou na capacitação da equipe.
4. Receita por tipo de ato
- Quais serviços mais contribuem para a receita da serventia?
- Quais têm baixa demanda, mas alto custo operacional?
Com o WFinanca, é possível cruzar automaticamente os atos com os valores recebidos, oferecendo uma visão clara da sustentabilidade financeira do cartório.
5. Utilização dos sistemas
- Os módulos estão sendo usados corretamente pela equipe?
- Há funcionalidades pouco exploradas que poderiam agilizar o atendimento?
Esse tipo de análise permite que o responsável técnico maximize o retorno dos sistemas contratados, oferecendo treinamento específico conforme os padrões de uso.
6. Indicadores de infraestrutura
- O sistema demora a iniciar? Ocorreram travamentos recentes?
- Há falhas recorrentes com periféricos (impressoras, leitores, certificados)?
Mesmo com sistemas eficientes, uma infraestrutura desatualizada compromete a experiência geral. Monitorar isso garante fluidez e menos interrupções.
Como coletar esses dados?
Com os sistemas da Argon
As soluções da Argon — como o WNotas, WCRC3 e WFinanca — já oferecem relatórios detalhados que auxiliam na coleta de indicadores. Com eles, é possível:
- Gerar estatísticas por período, tipo de ato e setor;
- Consultar extratos financeiros integrados aos atos;
- Exportar dados para relatórios de gestão;
- Analisar a performance por colaborador (quando configurado).
Com observação da rotina
Alguns indicadores, como o tempo médio de atendimento ou o uso de funcionalidades, também podem ser levantados por meio de:
- Observação direta dos processos;
- Aplicação de checklists operacionais;
- Feedback da equipe sobre travamentos e lentidões.
Boas práticas para usar indicadores com inteligência
- Escolha os indicadores mais relevantes para sua realidade — nem sempre é necessário medir tudo;
- Acompanhe os dados com regularidade, comparando diferentes períodos;
- Crie metas realistas com base nos indicadores — como reduzir o tempo de atendimento em 15%;
- Compartilhe os resultados com a equipe, promovendo transparência e engajamento;
- Use os dados para tomar decisões — como quando investir em novas máquinas, capacitar um setor ou ajustar o layout da serventia;
Exemplos práticos: como os indicadores transformam a gestão
📍 Otimização da equipe
Após acompanhar o tempo médio de atendimento com e sem o uso do Akioras – Plataforma de Atendimento Digital, uma serventia percebeu que o agendamento digital reduzia em 40% o tempo de espera. Resultado: reforço no uso da plataforma e reorganização dos turnos.
📍 Investimento em hardware
Com base em travamentos registrados durante o uso do WNotas em determinadas máquinas, o responsável técnico identificou que todas operavam com HD mecânico. A substituição por SSDs resultou em maior fluidez e menor tempo de abertura dos módulos.
📍 Redução de retrabalho
Ao monitorar a taxa de erros para emissão de certidões entre cartórios, percebeu-se que parte da equipe não utilizava os recursos do módulo de Certidão Eletrônica. Após a capacitação, o índice de retrabalho caiu 70% no setor.
O papel da Argon nesse processo
A Argon desenvolve sistemas não apenas para operacionalizar os atos, mas também para fornecer dados estratégicos que ajudem na gestão da serventia.
Todos os produtos — como WNotas, WCRC3, WFinanca, GESEDISP e Akioras — contam com funcionalidades que permitem:
- Extração de relatórios operacionais e financeiros;
- Revisão técnica para melhorar a operação e planejar melhorias.
Com as ferramentas certas, o cartório deixa de atuar no modo reativo e passa a agir com estratégia, controle e eficiência.
Conclusão? Gestão baseada em dados é o futuro dos cartórios
Medir o desempenho da serventia é um ato de responsabilidade, profissionalismo e visão de futuro. Em tempos de transformação digital e exigências crescentes, os indicadores são bússolas que orientam o cartório rumo à excelência.
Entre em contato com a Argon para descobrir como usar seus sistemas para acompanhar o desempenho operacional e transformar dados em decisões estratégicas para sua serventia.
