Nos bastidores de um cartório, há uma engrenagem complexa operando: rotinas administrativas, atendimento ao público, digitalizações, lavratura de atos, prazos legais e exigências normativas. Tudo precisa funcionar com precisão, agilidade e organização — e o que conecta cada etapa dessa rotina é o fluxo de trabalho.
É justamente aí que entram os sistemas desenvolvidos pela Argon . Mais do que automatizar tarefas, as soluções WCRC3 – Sistema de Gestão do Registro Civil, WNotas – Sistema de Gestão Notarial, WFinanca – Sistema de Gestão Financeira GESEDISP – Sistema de Gestão e Selos Digitais e Akioras – Plataforma de Atendimento Digital, estruturam, integram e otimizam processos. O resultado? Um fluxo de trabalho inteligente, que transforma o cotidiano cartorário com mais controle, previsibilidade e produtividade.
O que é um fluxo de trabalho inteligente?
Um fluxo de trabalho inteligente é aquele que:
- Minimiza etapas manuais;
- Reduz retrabalho;
- Centraliza informações;
- Orienta os colaboradores de forma automatizada;
- Garante rastreabilidade e visibilidade das tarefas.
Nos cartórios, isso se traduz em:
- Atendimento organizado e bem distribuído;
- Lavratura de atos rápida e sem erros;
- Emissão de selos sem retrabalho;
- Controle financeiro claro e integrado;
- Comunicação fluida entre setores;
- Acompanhamento de processos em tempo real.
Da recepção à finalização do ato: integração total com WCRC3 e WNotas
Um dos maiores gargalos de produtividade é a fragmentação da informação — quando dados precisam ser inseridos diversas vezes em sistemas distintos ou quando uma tarefa depende da disponibilidade de outro setor.
Com o WCRC3 e o WNotas, esse problema desaparece. Os sistemas se integram para criar um fluxo contínuo:
- O atendimento é iniciado com coleta padronizada de dados;
- Validações automáticas garantem consistência e conformidade;
- Biometria e foto são capturadas e armazenadas com segurança;
- O ato é lavrado com campos preenchidos automaticamente;
- O selo digital é gerado automaticamente a partir da lavratura do ato via sistemas;
- O valor é lançado no WFinanca, com integração contábil automática.
Cada etapa flui naturalmente para a próxima, eliminando retrabalho, erros e interrupções desnecessárias.
Redução de erros e retrabalhos
Retrabalho consome tempo duas vezes: primeiro para fazer errado, depois para refazer. Os sistemas da Argon evitam isso ao:
- Validar dados obrigatórios e formatos de campos;
- Sinalizar pendências antes da finalização;
- Integrar cadastros e evitar duplicidades;
- Sugerir modelos de atos conforme o tipo de serviço;
Além disso, tudo é centralizado e registrado — evitando dúvidas como “quem atendeu esse cliente?” ou “onde está aquele protocolo?”.
Gestão visual e acompanhamento em tempo real
Com os sistemas da Argon, o gestor do cartório enxerga o fluxo do dia com clareza. É possível visualizar:
- Quantos atendimentos foram realizados;
- Quais atos estão em andamento, revisão e lavratura;
- Produtividade por colaborador;
- Certidões solicitadas, emitidas ou pendentes;
Essa visibilidade permite decisões rápidas e baseadas em dados, com redistribuição de tarefas e correção de gargalos em tempo real.
Organização e previsibilidade com Akioras
O caos começa quando não se sabe quem será atendido, quando e por qual motivo. Com o Akioras, sistema de agendamento online da Argon, o cartório passa a operar com ordem:
- Horários organizados por tipo de serviço e setor;
- Limitação de vagas conforme a capacidade da equipe;
- Confirmação automática de agendamentos para os usuários;
- Recepção informada com antecedência sobre quem será atendido.
Além disso, os dados coletados no agendamento já alimentam os sistemas principais, agilizando o atendimento e reduzindo o tempo de digitação.
Selos digitais automatizados com GESEDISP
A emissão de selos pode ser um gargalo crítico. O GESEDISP permite uma gestão de emissão automatizada de selos digitais pelos sistemas Argon, segura e integrada, inclusive para atos híbridos (digitais e físicos).
Com ele, o cartório pode:
- Emitir selos digitais para vários atos;
- Rastrear selos por número, data ou tipo;
- Visualizar pendências rapidamente;
- Integra emissão automática dos selos digitais com WNotas e WCRC3;
- Batimento de selos digitais com Livro Diário de Receitas e Despesas.
Esse controle agiliza o fechamento do ato e garante conformidade com a prestação de contas à Corregedoria.
Produtividade financeira com WFinanca
Produtividade também é controlar bem o que foi feito. O WFinanca traz esse domínio para o financeiro, integrando-se aos sistemas operacionais e oferecendo:
- Controle de caixa em tempo real;
- Emissão de notas fiscais, depósitos prévios e recibos automáticos;
- Relatórios por serviço, setor ou período;
- Integração com selos digitais e financeiro.
Isso reduz erros de lançamento manual e dá ao Oficial uma visão clara da saúde financeira da serventia.
Personalização e escalabilidade: um sistema que cresce com o cartório
Os sistemas da Argon são modulares e configuráveis. Isso significa que podem ser ajustados conforme:
- Ao porte da serventia;
- A estrutura de setores;
- As prioridades operacionais;
- O estilo de atendimento.
A equipe da Argon auxilia na:
- Análise de processos internos;
- Parametrização do sistema conforme os fluxos reais;
- Treinamento da equipe;
- Suporte técnico durante a adaptação;
Fluxo inteligente não é um padrão único — é uma solução sob medida.
Organização é o novo nome da produtividade
No fim das contas, o que define a produtividade de um cartório não é a quantidade de funcionários, mas a forma como o trabalho flui.
Com os sistemas da Argon, o cartório deixa de depender da memória e da boa vontade dos colaboradores para confiar em processos claros, integrados e rastreáveis. Isso liberta a equipe para focar no atendimento ao cidadão — com menos interrupções, menos retrabalho e mais qualidade.
Quer transformar o fluxo de trabalho da sua serventia? Fale com a Argon e descubra como os nossos sistemas podem tornar seu dia a dia mais produtivo, seguro e organizado.
