Em um cartório, não basta investir em sistemas modernos. É essencial garantir que a equipe esteja preparada para utilizá-los de forma eficiente, segura e produtiva. Afinal, por mais avançada que seja a tecnologia, o fator humano continua sendo o elo mais importante da cadeia.
Os sistemas de gestão cartorária da Argon como WCRC3 – Sistema de Gestão do Registro Civil, WNotas – Sistema de Gestão Notarial, WFinanca – Sistema de Gestão Financeira GESEDISP – Sistema de Gestão e Selos Digitais e Akioras – Plataforma de Atendimento Digital, são desenvolvidos com foco na rotina do setor extrajudicial, com interfaces intuitivas e recursos poderosos. Mas o verdadeiro diferencial acontece quando a equipe domina essas ferramentas e as aplica com confiança no dia a dia.
Tecnologia é ferramenta — não mágica
Um erro comum em processos de modernização é acreditar que instalar um sistema resolve todos os problemas de lentidão, falhas ou desorganização. Mas a tecnologia por si só não substitui o preparo da equipe.
Se os colaboradores não compreendem o funcionamento do sistema ou utilizam apenas o básico, os resultados esperados não se concretizam. Isso pode gerar:
- Baixa produtividade;
- Erros em atos e registros;
- Informações incompletas;
- Retrabalhos desnecessários;
- Falta de segurança jurídica.
Treinar a equipe é o que transforma o investimento em sistema em resultados práticos.
O treinamento vai além do “saber onde clicar”
Mais do que ensinar atalhos e botões, um bom treinamento deve mostrar:
- Como o sistema funciona como um todo, e não só o módulo de cada setor;
- A lógica dos processos cartorários dentro da plataforma;
- A importância dos dados bem preenchidos (nomes completos, CPF, datas);
- Os impactos legais e operacionais de erros ou omissões;
- Como as atividades de um setor impactam diretamente os demais.
Esse tipo de capacitação promove uma cultura de responsabilidade digital, em que cada colaborador entende seu papel dentro da engrenagem do cartório.
Etapas para capacitar sua equipe nos sistemas da Argon
Preparar o time para utilizar plenamente os sistemas da Argon envolve cinco passos fundamentais:
1. Diagnóstico inicial: quem sabe o quê?
Antes de iniciar o treinamento, é importante mapear o nível de conhecimento da equipe. Descubra quem já domina os sistemas, quem tem dificuldades e quem está começando. Isso ajuda a personalizar o conteúdo e identificar possíveis multiplicadores internos.
2. Treinamento por setor e função
Cada setor do cartório utiliza sistemas diferentes. Por isso, o treinamento deve ser dividido de forma estratégica:
- Recepção: agendamento com o Akioras, triagem e pré-cadastro;
- Registro Civil: uso do WCRC3, preenchimento de atos e conferência de dados;
- Notas: domínio do WNotas, lavratura de escrituras, procuração e reconhecimento de firma;
- Financeiro: operação do WFinanca, conciliação, fechamento e relatórios;
- Administração: permissões de usuário, backup, atualizações, integração dos sistemas.
Essa abordagem torna o aprendizado mais prático, contextualizado e relevante.
3. Simulações com situações reais
A melhor forma de aprender é praticando com casos semelhantes aos do dia a dia. Promova:
- Cadastros fictícios;
- Lavratura simulada de atos;
- Geração de selos digitais em ambiente de testes;
- Resolução de pendências em tempo real.
A Argon oferece suporte técnico para configurar ambientes de treinamento, ideais para esse tipo de capacitação.
4. Manual interno e trilha de conhecimento
Um manual personalizado com os fluxos do cartório, ilustrações e instruções passo a passo é um recurso de valor. Além disso, você pode estruturar uma trilha de conhecimento, com:
- Vídeos curtos por módulo do sistema;
- Checklists de boas práticas por setor;
- Reuniões mensais para revisão de processos e esclarecimento de dúvidas.
5. Atualização contínua e cultura de feedback
A capacitação da equipe não termina no primeiro treinamento. Crie um ambiente em que:
- Os colaboradores possam sugerir melhorias;
- As dificuldades possam ser compartilhadas sem receio;
- Cada atualização do sistema traga um momento de alinhamento;
- Todos acompanhem as novidades com apoio do suporte da Argon.
Atualização é sinônimo de eficiência e segurança.
Erros comuns ao treinar a equipe — e como evitá-los
Mesmo com boa intenção, alguns erros podem comprometer o sucesso do treinamento. Fique atento:
- ❌ Centralizar todo o conhecimento em uma única pessoa;
✅ Distribua a responsabilidade e forme multiplicadores - ❌ Treinar apenas os novos funcionários;
✅ Faça reciclagens regulares com toda a equipe - ❌ Limitar o treinamento ao teórico;
✅ Priorize exercícios práticos e simulações reais - ❌ Ignorar ritmos individuais de aprendizado;
✅ Acompanhe o progresso de cada colaborador e ofereça reforço onde necessário
O papel do gestor na adesão ao sistema
A liderança do cartório tem um papel fundamental na adesão aos sistemas de gestão cartorária. Cabe ao gestor:
- Estimular o uso correto das ferramentas;
- Garantir a atualização dos sistemas;
- Manter a infraestrutura compatível com os requisitos técnicos;
- Estar em contato frequente com o suporte da Argon;
- Monitorar os indicadores de desempenho operacional.
Quando a liderança valoriza a tecnologia e acompanha seu uso, a equipe tende a seguir o exemplo e adotar as ferramentas com mais confiança.
A Argon como parceira na capacitação da sua equipe
A Argon, referência nacional em soluções para o setor extrajudicial, vai além do fornecimento de software. A empresa oferece:
- Manuais sobre e atualização de sistemas;
- Suporte remoto e presencial;
- Documentação atualizada a cada nova versão/build;
- Acompanhamento técnico para dúvidas específicas.
Cada cartório tem sua própria realidade — e os sistemas da Argon são projetados para se adaptar a ela, com flexibilidade e suporte contínuo.
Quer preparar sua equipe para utilizar plenamente os sistemas de gestão cartorária? Fale com a Argon e tenha o apoio necessário para transformar tecnologia em produtividade real.
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