Atender com agilidade, garantir segurança jurídica, seguir normas técnicas e manter a qualidade no atendimento: essa é a rotina desafiadora dos cartórios extrajudiciais. Em meio a uma demanda crescente e à digitalização dos serviços, a automação de processos tornou-se um recurso essencial para manter a produtividade sem abrir mão da precisão.

Nos cartórios que adotam soluções especializadas como o WNotas, WCRC3, WFinanca, GESEDISP e Akioras, desenvolvidos pela Argon, a automação já faz parte da rotina — acelerando tarefas, reduzindo erros e otimizando o tempo de cada colaborador.

Mas o que exatamente é automação de processos no contexto cartorário? Como ela atua no dia a dia da serventia? E como implementá-la de forma segura e eficiente? É o que exploramos neste artigo.

O que é automação de processos no cartório?

Automação é a utilização de sistemas informatizados para realizar tarefas rotineiras de forma automática, sem necessidade de intervenção manual constante. No cartório, isso se traduz em:

• Preenchimento automático de dados em escrituras, certidões e registros;
  
  
• Geração de selos digitais e controle unificado via GESEDISP;
  
  
• Envio automático de documentos para órgãos externos;

• Conciliação financeira integrada com atos praticados;
  
  
• Agendamento e triagem de atendimentos online com o Akioras;
  
  
• Integração entre sistemas financeiro com notarial e registral.
  
  
  

Em vez de perder minutos digitando os mesmos dados em diferentes telas, o escrevente ganha tempo para tarefas que realmente exigem análise e atenção humana.

Como a automação melhora a produtividade?

A produtividade nos cartórios depende de três pilares: velocidade, precisão e organização. A automação contribui diretamente com todos eles:

1. Velocidade no atendimento

• Abertura de atos com aproveitamento de dados;
  
  
• Emissão instantânea de selos digitais e vínculos automáticos;
  
  
• Geração de relatórios, depósitos prévios e recibos com um clique;
  
  
  

Com o WNotas, por exemplo, é possível lavrar e selar uma escritura em minutos, com total conformidade legal.

2. Redução de erros operacionais

• A automação diminui a necessidade de digitação manual;
• Campos obrigatórios e validações automáticas evitam falhas;
  
  
• Integridade de dados garantida entre os sistemas;
  
  
  

Isso reduz o retrabalho e o risco de exigências posteriores por parte dos órgãos fiscalizadores.

3. Maior controle sobre a operação

• Dados financeiros e operacionais integrados com o WFinanca e Gesedisp (Selos Digitais);
  
  
• Relatórios gerenciais automatizados para prestação de contas;
  
  
• Auditoria facilitada pela rastreabilidade dos sistemas.
  
  
  

Onde a automação faz mais diferença?

📍 Atendimento ao balcão

Com sistemas integrados, é possível consultar atos anteriores, reaproveitar dados e finalizar atendimentos de forma ágil — mesmo em horários de pico.

📍 Lavratura e registro de atos

A automação evita que o escrevente perca tempo formatando ou digitando informações já disponíveis no sistema. Os módulos WCRC3 e WNotas permitem fluxos inteligentes que agilizam escrituras, registros, termos e certidões.

📍 Controle financeiro

O WFinanca cruza automaticamente os atos praticados com os valores recebidos e selos digitais, além de integrar taxas, custas e repasses. Isso libera o oficial para focar na gestão estratégica e jurídica da serventia.

📍 Agendamento e organização de filas

Com o Akioras – plataforma de atendimento digital, os atendimentos são organizados previamente, o que evita aglomerações, reduz o tempo de espera e melhora a percepção do público quanto à eficiência do cartório.

Tecnologia e performance: a importância da estrutura adequada

Automatizar processos só gera resultados quando a infraestrutura acompanha a evolução dos sistemas. Estações de trabalho antigas ou mal configuradas podem sabotar toda a eficiência da automação.

Memória RAM: agilidade para multitarefa

• Ideal: 8GB ou mais
  
  
• Analogia: a RAM é como a mesa de trabalho — quanto maior, mais tarefas cabem sem bagunça
  
  
• Sistemas como WNotas e GESEDISP abertos juntos exigem memória suficiente para fluidez
  
  
  

Processador: o motor da produtividade

• Modelos recomendados: Intel i5/i7 ou AMD Ryzen 5/7
  
  
• Funções como assinatura digital, emissão de selos e lavratura de atos dependem diretamente da velocidade do processador
  
  
  

Armazenamento: troque HD por SSD

• SSDs permitem que os sistemas iniciem em segundos, e não em minutos
  
  
• Sistemas da Argon funcionam muito melhor quando não estão limitados por HDs mecânicos
  
  
  

Placa de vídeo: útil para digitalização e multitarefas

• Estações que lidam com PDFs pesados, visualização de imagens, videoconferências ou escaneamento se beneficiam de uma GPU dedicada

Exemplos práticos da automação no cartório

✅ Emissão de selos com rastreabilidade automática

O sistema GESEDISP – Sistema de Gestão de Selos Digitais da Argon, permite que selos digitais sejam emitidos diretamente dos atos, com registro automatizado e vínculos automáticos — reduzindo o risco de falhas e garantindo rastreabilidade para fins de auditoria.

✅ Agendamento de atendimentos online

Com o Akioras – Plataforma de Atendimento Digital, os usuários escolhem data e tipo de atendimento, e a triagem já prepara o atendente com as informações necessárias. Isso reduz drasticamente o tempo de cada atendimento presencial.

✅ Geração automática de livros

Módulos como o WCRC3 – Sistema de Gestão do Registro Civil permitem gerar livros e certdiões a partir dos atos já lavrados, sem necessidade de digitação dupla, reduzindo erros e tempo de montagem.

✅ Financeiro integrado ao operacional

Ao final do expediente, o WFinanca – Sistema de Gestão do Financeiro já consolidou tudo: valores recebidos, atos realizados, selos emitidos. Nada precisa ser digitado manualmente em planilhas.

Boas práticas para implementar (e manter) a automação

• Escolha softwares especializados para cartórios, como os desenvolvidos pela Argon;
  
  
• Atualize regularmente os sistemas para garantir compatibilidade com novas normas e selos digitais;
  
  
• Garanta infraestrutura compatível: SSD, 8GB de RAM e processador moderno são o básico;

• Capacite a equipe regularmente para extrair o máximo dos recursos;

• Crie procedimentos padrão para uso das funções automatizadas — isso evita improvisos e garante padronização.
  
  
  

Automação e conformidade legal: um diferencial decisivo

A automação não só melhora a produtividade como também garante aderência às exigências normativas. Os sistemas da Argon são atualizados conforme as orientações do CNJ, das Corregedorias estaduais e da legislação vigente, o que assegura:

• Emissão correta de selos digitais e híbridos;
  
  
• Conformidade com a LGPD;
  
  
• Registro completo e rastreável dos atos;
  
  
• Segurança nas operações e integridade jurídica;

Quando a automação encontra resistência…

Em algumas serventias, ainda há resistência à mudança. É comum ouvir:

“Sempre fizemos assim, por que mudar?”

A resposta é simples: porque o volume de trabalho aumentou, as exigências também — e os sistemas estão prontos para ajudar. Automatizar não significa tirar o trabalho do escrevente, e sim dar a ele mais tempo e tranquilidade para focar no que realmente importa.

Conclusão? Mais tempo, menos erros, mais eficiência

Automatizar processos em cartórios é uma decisão estratégica — que impacta desde o tempo de atendimento até a segurança dos atos praticados. Com os sistemas certos, a infraestrutura adequada e uma equipe preparada, o cartório ganha agilidade, controle e conformidade.

Entre em contato com a Argon para descobrir como a automação pode transformar a produtividade da sua serventia com segurança, fluidez e aderência às normas do setor extrajudicial.