Os cartórios exercem um papel fundamental na estrutura jurídica e social do Brasil. São instituições que lidam diariamente com documentos, registros e atos que impactam diretamente a vida civil, patrimonial e jurídica dos cidadãos. Por isso, garantir que os sistemas utilizados nesses ambientes estejam atualizados, seguros e em pleno funcionamento é mais do que uma necessidade técnica: é uma responsabilidade.

A transformação digital que se intensificou nos últimos anos chegou com força ao setor extrajudicial, e empresas como a Argon têm sido protagonistas nesse processo. Com soluções como o WCRC3 – Sistema de Gestão do Registro Civil, WNotas – Sistema de Gestão Notarial, WFinanca – Sistema de Gestão Financeira, GESEDISP – Sistema de Gestão de Selos Digitais e a plataforma de atendimento digital Akioras, os cartórios passaram a operar com mais agilidade, precisão e segurança. No entanto, para que tudo funcione como esperado, é fundamental que os usuários adotem boas práticas relacionadas à atualização de softwares em cartórios, além da manutenção da infraestrutura tecnológica.

Atualização de softwares em cartórios: garantia de conformidade e eficiência

Manter os sistemas atualizados não se resume a obter novos recursos ou melhorias na interface. Cada atualização traz também correções de segurança, adequações à legislação vigente e soluções para vulnerabilidades identificadas ao longo do uso.

Imagine um sistema que lida diariamente com a identificação de pessoas por biometria e a emissão de documentos com validade jurídica. Qualquer falha nesse processo pode comprometer a integridade do cartório, gerar erros administrativos e, principalmente, colocar em risco a confiança da sociedade.

A Argon, por exemplo, realiza atualizações frequentes que acompanham mudanças nas normas e práticas cartorárias, além de melhorias de desempenho e estabilidade. Ignorar essas atualizações pode significar operar com recursos defasados ou, pior, deixar brechas para problemas técnicos ou falhas de segurança.

• WNotas: atualizações garantem compatibilidade com novos padrões de selos digitais, correções no fluxo de autenticação, além de integrações otimizadas com módulos de biometria.
  
  
• WCRC3: acompanha as exigências do CRC Nacional, garantindo campos atualizados, consistência na emissão de certidões e relatórios conforme padrões das corregedorias.
  
  
• WFinanca: constantemente recebe ajustes conforme as normas fiscais, otimizando a geração de relatórios e a conciliação financeira do cartório.
  
  
• GESEDISP: atualizações evitam falhas na comunicação com os sistemas oficiais de selagem, essenciais para a regularidade dos atos.
  
  
• Akioras: melhorias periódicas trazem mais segurança nas marcações e integração total com os fluxos internos da serventia.
  
  
  

Agilidade depende de hardware compatível

De nada adianta um sistema eficiente se o computador onde ele roda não está preparado para acompanhá-lo. Para garantir que os sistemas da Argon operem com sua performance máxima, é essencial que a estação de trabalho tenha uma configuração adequada. Os principais componentes que afetam diretamente o desempenho são:

• Processador (CPU)
  O cérebro da máquina. Modelos como Intel i5/i7 ou AMD Ryzen 5/7 são recomendados para que sistemas como o WNotas, Wcrc3 ou GESEDISP respondam com agilidade, mesmo com múltiplas tarefas sendo executadas.
  
  
• Memória RAM
  Pense na RAM como a “mesa de trabalho” do computador: quanto maior, mais processos cabem ao mesmo tempo sem causar lentidão. Para operar simultaneamente o WFinanca, biometria e consulta de bases externas, recomenda-se no mínimo 8GB.
  
  
• Armazenamento (HD ou SSD)
  Substituir HDs por SSDs é um dos upgrades mais impactantes. Um SSD reduz drasticamente o tempo de inicialização do sistema e acelera a abertura de arquivos e documentos digitalizados. O WCRC3, por exemplo, carrega cadastros e registros de forma muito mais fluida em SSDs.
  
  
• Rede e conectividade
  Sistemas como o GESEDISP e o Akioras dependem de comunicação constante com servidores externos. Por isso, investir em uma rede estável, segura e rápida é essencial para evitar falhas na emissão de selos digitais ou indisponibilidades no agendamento e nos pedidos online.
  
  
  

Backups regulares: proteção contra o imprevisto

Cartórios lidam com dados extremamente sensíveis. Perder qualquer informação, seja por falha técnica, ataque cibernético ou erro humano, pode trazer sérias consequências.

Manter rotinas de backup automatizadas e testadas com frequência é uma das melhores práticas para preservar a integridade dos dados. A estratégia 3-2-1 é amplamente recomendada:

• 3 cópias dos dados;
  
  
• 2 mídias diferentes (por exemplo, HD externo e nuvem);
  
  
• 1 cópia fora do local físico do cartório (nuvem).

Os sistemas da Argon oferecem suporte para essas práticas, garantindo que os arquivos e registros fiquem protegidos mesmo em cenários críticos.

Controle de acesso: quem pode fazer o quê?

Outra prática essencial para manter a segurança do ambiente digital cartorário é a gestão de permissões. Cada usuário deve acessar apenas os sistemas, módulos e funções que precisa, evitando alterações indevidas e facilitando auditorias.

Nos sistemas da Argon, é possível configurar perfis detalhados, com autenticação por senha forte, controle de sessões e logs de atividades. Isso garante que cada ato praticado esteja devidamente rastreado e autorizado.

Antivírus e firewall: aliados silenciosos

Mesmo com sistemas robustos, a segurança do ambiente depende também de boas práticas no uso dos computadores. Antivírus atualizados, firewall ativo e atenção básica dos usuários fazem toda a diferença.

É fundamental orientar a equipe sobre:

• Não abrir anexos de e-mails desconhecidos;
  
  
• Evitar dispositivos USB não confiáveis;
  
  
• Desconfiar de links fora do padrão;
  
  
• Manter o sistema operacional windows sempre atualizado.
  
  
  

Essas medidas complementam a proteção oferecida pelos sistemas, criando uma camada de segurança completa.

Manutenção preventiva: a chave para a continuidade

Assim como um carro precisa de revisões periódicas para não quebrar no meio da estrada, os computadores e sistemas dos cartórios também precisam de manutenção preventiva. Entre as ações recomendadas:

• Limpeza física das estações;
  
  
• Verificação de integridade dos discos;
  
  
• Análise de desempenho dos sistemas;
  
  
• Avaliação da rede interna;
  
  
• Testes de backup e recuperação.
  
  
  

A equipe de suporte da Argon pode auxiliar os cartórios nessa rotina, detectando gargalos e propondo melhorias antes que pequenos problemas se tornem grandes prejuízos operacionais.

Monitoramento constante

Cartórios com grande volume de atendimento podem se beneficiar do monitoramento contínuo da performance das estações. Identificar lentidões, travamentos ou falhas em sistemas como o WNotas, Wcrc3 ou WFinanca permite agir com agilidade, evitando impactos no atendimento ao público.

Além disso, acompanhar o tempo de resposta das máquinas e atualizações pendentes ajuda a manter um padrão de excelência nos serviços prestados.

Treinamento da equipe: tecnologia só funciona com pessoas preparadas

Um sistema eficiente perde valor quando os usuários não sabem aproveitá-lo corretamente. Capacitar a equipe para utilizar todas as funcionalidades disponíveis é fundamental.

A Argon oferece treinamentos e materiais de apoio, garantindo que as novidades trazidas pelas atualizações — sistemas Argon — sejam absorvidas e aplicadas com eficiência.

Adequação à legislação vigente

Normas, provimentos e exigências do CNJ e da Corregedoria mudam com frequência. Estar em conformidade com essas exigências evita notificações, bloqueios e autuações.

A Argon acompanha essas mudanças em tempo real, lançando atualizações que mantêm os sistemas em total conformidade. Cabe à serventia aplicar essas atualizações sem demora e garantir que toda a estrutura esteja preparada para receber os ajustes.

Entre em contato com a Argon para saber como manter os sistemas da sua serventia atualizados, seguros e alinhados com as exigências do setor extrajudicial.